Cómo dejar atrás esas reuniones eternas

• Autores: Ana Cristina Bicharra Garcia, Márcio Gomes Pinto García, John Junz, Martin Fischer
• Localización: Harvard Business Review, ISSN 0717-9952, Vol. 82, Nº. 6, 2004, págs. 40-46
• Idioma: español
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• Resumen

  • ¿Qué puede ser peor en el atareado día a día de un ejecutivo que una reunión de trabajo infructífera o demasiado larga? La sensación de frustración y pérdida de tiempo es una constante en la vida de los dirigentes corporativos. Para mejorar la calidad y eficiencia de las reuniones, los autores desarrollaron un método basado en la Teoría de Juegos llamado VCG Agenda Planning. Éste perfecciona la elaboración de la pauta y propone un mecanismo que incentiva la discusión de los temas realmente importantes, imponiendo un costo (social o financiero) a quien se comporta de manera egoísta. El método comprende tres pasos:

    El voto de los tópicos a incluir en la pauta. Todos los participantes votan, de manera democrática y antes de la reunión, qué tópicos serán discutidos, cuáles serán rechazados, y cuáles transferidos a otra reunión con un grupo menor. La restauración de los asuntos rechazados inicialmente. Después de discutir los temas escogidos, el coordinador de la reunión invita a cada participante a rescatar algún ítem que no obtuvo votos suficientes para ser incluido en la pauta original y someterlo de nuevo a la atención y votación del grupo. Sin embargo, el individuo que vuelve a proponer un tópico corre el riesgo de ser multado si en esta segunda fase nuevamente no se aprueba. Con ello se busca desincentivar actitudes meramente individualistas que no benefician al grupo como un todo. La última llamada para incorporar temas nuevos. Las personas que permanecieron en silencio en el segundo paso tienden a hablar en esta etapa, siempre que consideren que el valor del tema que proponen es mayor a la multa a la que eventualmente se exponen.

    Al aplicar este método en una empresa constructora de California, los autores constataron que no sólo se redujo significativamente el tiempo destinado a las reuniones, sino que se logró tomar más decisiones en la junta y ahorrar miles de dólares desperdiciados en reuniones poco constructivas.