El resguardo de la documentación referente al gobierno de la ciudad y su jurisdicción fue una más de las preocupaciones que los ediles tuvieron durante las primeras décadas de gobierno. La constante falta de fondos para la construcción de un edificio capitular primero y para su mantenimiento una vez construido, retrasaron la materialización de un archivo. La custodia de dicha documentación sufrió además marchas y contramarchas al estar sujeta a una dinámica institucional proclive a la inestabilidad. El rol del escribano de cabildo fue una pieza clave en este proceso, ya que en él descansaba la responsabilidad de su resguardo.
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