Indexing process in university archives: representation and uses in registry system of Universidade Federal Fluminense

• Autores: Raquel Luise Pret, Rosa Inês de Novais Cordeiro
• Localización: Bibliotecas. Anales de Investigación, ISSN-e 1683-8947, ISSN 0006-176X, Vol. 14, Nº. 2 (Enero - junio), 2018, págs. 242-251
• Idioma: inglés
• Títulos paralelos:
  • O processo de indexação nos arquivos de universidades: representação e usos no sistema de registros da Universidade Federal Fluminense
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    Objetivo. Analisa o processo de indexação na fase de produção documental no sistema de registros da Universidade Federal Fluminense (UFF), considerando seus usos pelas unidades de trabalho.Desenho/Metodología/Enfoque. Este estudo é composto por duas etapas. A primeira realiza um levantamento quantitativo e qualitativo em periódicos dos campos da Ciência da Informação e da Arquivística, procurando compreender como tem sido abordada a indexação nos últimos dez anos. Investiga também qual o papel da indexação no Sistema Protocolo Integrado (SPI) instituído pela legislação brasileira em 2014. A segunda etapa explora a aplicação da indexação na autuação dos processos pelo sistema de registros da UFF.Resultados/Discussão. A quantidade de artigos produzidos na área da Ciência da Informação mostra a escassez de abordagens sobre a técnica voltada aos arquivos. Os periódicos do campo da Arquivística apresentam o tema de forma secundária e há estudos que subordinam a indexação à descrição arquivística. Já em relação às normativas brasileiras que impõem a implementação do SPI, estas não definem políticas de indexação, apesar de ser considerada uma etapa da autuação dos processos. O sistema de registros da UFF está implementando o SPI, no entanto políticas de indexação não estão sendo pensadas, tal técnica tem sido aplicada a partir do empirismo e da experiência de cada autuador.Conclusões. A indexação dos documentos faz parte de práticas sociais realizadas no uso da sua comunidade linguística. As universidades como entidades produtoras possuem especificidades em relação as suas dinâmicas administrativas, estruturas hierárquicas, práticas decisórias que diferem de outros tipos de organização. Originalidade/Valor. A dimensão das estratégias de análise e representação dos documentos visando à recuperação da informação nos arquivos na fase de produção tem sido pouco explorada pela literatura dos campos da Ciência da Informação e da Arquivologia. No entanto, com a adoção dos sistemas informatizados e integrados de informação em nossa contemporaneidade, a indexação tem sido uma prática recorrente nos sistemas de registro das universidades. O presente trabalho procura refletir sobre tais práxis a fim contribuir com questões importantes enfrentadas no cotidiano dos sistemas de informação.

  • English

    Objective: This article aimed at analyzing the indexing process within the record production phase at the registry system of Universidade Federal Fluminense (UFF).Design/Methodology/Approach. It has done in two steps. First, a quantitative and qualitative survey were done in information science and archive science journals. Likewise, it was investigated how the indexing has been incorporated into the Sistema Protocolo Integrado (SPI) that was instituted by a Brazilian legislation in 2014. Second, it was analyzed how the indexing was working in the registry system of UFF.Results/Discussion. There were a few number of articles produced in information science area about indexing in archives. Archive science journals present the indexing as a secondary process. There were also approaches in which indexing was subordinated to archival description. Moreover, the Brazilian laws regarding SPI implementation did not define indexing polices, even though it is considered one step of record registry. UFF was implementing the SPI in its registry system, but indexing policies was not being thought. The indexing technique has been applied empirically according to the experience of each scrivener.Conclusions. The records indexing is part of social practices and it is done by community language use. Universities, as producer entities, have specificities according to their administrative dynamics, hierarchical structures and decisions. Those characteristics make universities differ from other organizations.Originality/Value. The strategy dimensions of analysis and representation of records aiming to the retrieval of information in the production phase of archives has been little explored in the literature of the fields of Information Science and Archival Science. However, with the adoption of computerized and integrated information systems in our contemporaneity, indexing has been a recurrent practice in the registry systems of universities. The present work seeks to reflect on such praxis in order to contribute with important issues faced in the routine of those information systems.