Gestão da informação ou do conhecimento? Um estudo de caso na direção-geral dos estabelecimentos escolares-direção de serviços do centro

• Autores: Ana Coelho, María Cristina Vieira de Freitas
• Localización: Tendências atuais e perspetivas futuras em organização do conhecimento / coord. por Maria da Graça Melo Simões, Maria Manuel Borges, 2017, ISBN 978-972-8627-75-1, págs. 317-326
• Idioma: portugués
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    This study is carried out in a regional and deconcentrated Institution that takes part of the Portuguese Public Administration, which owns a Record Management System (RMS) that models its recordkeeping processes. The main purpose is to analyze whether the RMS contributes, or not, to the collaborative process of sharing of knowledge and decision making. Also, whether the information managed by the System, contributes, or not, to the process of knowledge creation. The methods and techniques used to collect and analyze data were developed under an inductive and observational case study research, highlighting two specific aspects: verification of the RMS main processes and tasks, examining if the technology and tools used nowadays are correct for the service that they were designed; verification of the SGI main processes and tasks, examining if the information that is inserted in the System is well managed to contribute to the process of conversion of knowledge (Nonaka & Takeuchi, 1995) and to the process of sharing knowledge in a collaborative way, among the different hierarchical organizational levels. The timeline considered was the critical period that starts with the implementation of the RMS/IMS (2007-2008) to nowadays. The main results suggest that, although the Institution has a RMS/IMS that is operational and working, the information seems to remain closed in "niches", and there are no formal and systematic collaborative strategies to share knowledge and enhance the process. The main conclusion, points out that the existence of the System may be a necessary condition to exist a Knowledge Management System (KMS), but it not sufficient. In a holist approach, people, and not only technologies and process, are the core part of the System. Also, it is pointed out that the continuity of the structural and functional instability of the Institution over time, as well as the vertical management model traditionally adopted in the Portuguese Public Administration, are factors that strongly inhibit the emergence of a spontaneous and/or formal process of knowledge creation and sharing in the analyzed Institution. In the short and medium term, we suggest corrective measures to promote continuing training to the staff, and to develop communication strategies based on horizontal platforms (e.g., Web 2.0).

  • português

    Este estudo desenvolve-se numa instituição pública portuguesa, regional e desconcentrada, detentora de um sistema de gestão documental que modela o seu sistema de arquivo. Examina-se se o mesmo contribui para a partilha colaborativa de conhecimento e para as tomadas de decisão ou se a informação, apesar de gerida, não se transforma em conhecimento. Desenvolve-se por meio de um estudo de caso indutivo e observacional, em duas vertentes: i) verificação do Sistema de Gestão Documental, observando se, existindo os instrumentos indispensáveis, estes estão a ser corretamente utilizados e postos ao serviço do fim para o qual foram concebidos; ii) verificação do Sistema de Gestão da Informação, observando se a informação está sendo corretamente gerida, consubstanciando-se em conhecimento convertido (Nonaka & Takeuchi, 1995) e partilhado em diferentes vias. Considera-se o período crítico que se inicia em 2007-2008, quando foi implementado o SGD/SGI, até à presente data. Os resultados indicam que, mesmo detendo a instituição um sistema de gestão documental e de informação concebido e a funcionar, a informação, em certos casos, permanece fechada em “nichos”, não havendo uma partilha formalmente instituída. Conclui-se que a existência de um sistema desta natureza poderá ser condição necessária, mas não suficiente, para que surja um Sistema de Gestão do Conhecimento (SGC). Apontam-se como fatores inibidores da geração de processos de criação e gestão do conhecimento, a continuidade da instabilidade estrutural e funcional da organização, bem como o modelo de gestão verticalizado tradicionalmente adotado na Administração Pública Portuguesa. Sugerem-se como medidas corretivas, a curto e médio prazo, a promoção de formação continuada e o fomento de comunicação baseada em plataformas horizontais do tipo Web 2.0.