Propuesta metodológica para la integración de un sistema de gestión documental basado en los referenciales NTC ISO 9001, NTCGP 1000 e ISO/IEC 17025

• Autores: Yanneth Garcia Melo, Nancy Carolina Suarez Católico
• Localización: Signos: Investigación en sistemas de gestión, ISSN-e 2463-1140, ISSN 2145-1389, Vol. 8, Nº. 2, 2016, págs. 105-117
• Idioma: español
• Títulos paralelos:
  • Methodological proposal for the integration of a document management system based on NTC ISO 9001, NTC GP1000 and ISO / IEC 17025
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• Resumen
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    El presente estudio se enfoca en identificar los aspectos críticos de la gestión documental del Laboratorio Nacional de Diagnostico Veterinario (LNDV), perteneciente al Instituto Colombiano Agropecuario (ICA), con respecto a los referenciales NTC ISO 9001, NTCGP 1000 e ISO/IEC 17025. Asimismo reconocelos modelos de gestión que permitan su integración para fortalecer la gestión documental de la entidad y estructura una propuesta metodológica de integración durante el periodo 2014-2016. La importancia de esta investigación se enmarca en la generación de nuevo conocimiento sobre modelos de integración de sistemas de gestión a partir de un estudio cualitativo, en elcual se llega a la conclusión de que los aspectos críticos encontrados ocasionan falencias en la ejecución de la gestión documental que pertenece a los diferentes procesos estructurales de los sistemas de gestión. Las causas y consecuencias de estos últimos están asociadas a componentes normativos como conocimiento, formación y toma de conciencia, normas y leyes, planificación,responsabilidad y autoridad, gestión por procesos, recursos para el sostenimiento de los sistemas de gestión, procedimiento control de documentose implementación. Si uno de estos componentes presenta falencias en el enfoque basado en procesos, propuesto por los sistemas de gestión con los cuales la entidad está certificada, las causas y consecuencias de estas estarán reflejadas en cada una de las interacciones y jerarquías funcionales de la entidad. Como producto final se elaboró una propuesta metodológica, basadaen la estructura de alto nivel, como método para su construcción y se espera que permita la integración de los sistemas de gestión en estudio.

  • English

    This study emphasizes the identification of the critical aspects of the documentary management of the National Laboratory of Veterinary Diagnosis (LNDV) belonging to the Colombian Agricultural Institute (ICA). with respect to the references NTC ISO 9001, NTCGP 1000 and ISO / IEC 17025, identifying the management models that allow its integration to strengthen the documentary management of the entity and structuring a methodological proposal of integration during the period from 2014 to 2016. The importance of this research is framed in the generation of new knowledge on models of integration of management systems from a qualitative study, in which it is concluded that the critical aspects found cause failures in the executions that correspond to the documentary management and belong to the different structural processes of the management systems, in which its causes and consequences are associated to the following normative components: knowledge, training and awareness, standards and laws, planning, responsibility and authority, process management, resources for sustenance management systems, document control procedures and implementation. That is to say, if one of these components has shortcomings in the process-based approach, proposed by the management systems with which the entity is certified, the causes and consequences of these are reflected in each of the interactions and functional hierarchies of the entity. The final product was elaborated a methodological proposal, which is based on the high-level structure as a method for its construction and is expected to allow the integration of management systems under study.