Evaluación de los procesos financieros con base en el modelo PEF en una Institución de Educación Superior

• Quintana Machado, Rossy Esperanza ^[1]
  1. [1] Universidad Santo Tomás, Colombia
• Localización: Signos: Investigación en sistemas de gestión, ISSN-e 2463-1140, ISSN 2145-1389, Vol. 11, Nº. 2, 2019, págs. 171-180
• Idioma: español
• Títulos paralelos:
  • Avaliação dos processos da área financeira baseado no modelo PEF em uma Instituição de Ensino Superior
  • Assessment of financial processes based on the PAF model in a Higher Education Institution
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• Resumen
  • español

    El presente artículo describe los principales aspectos que se tuvieron en cuenta para evaluar los procesos del área financiera de una institución de educación superior y su articulación con el sistema de gestión de la calidad con base en el modelo PEF (prevención, evaluación y fallas). Inicialmente se realizaron reuniones con académicos, como usuarios directos de los procesos, donde se escucharon de manera objetiva los puntos de vista a través de lluvia de ideas. Se culminó con una sugerencia desde la perspectiva de dichos usuarios. Se usó una metodología mixta, que involucró la parte cuantitativa, al valorar las fallas en los procesos, y la cualitativa, al medir el nivel de insatisfacción de los usuarios internos por la demora o el incumplimiento en los diversos procesos que maneja el área. Los principales resultados muestran, después de realizar el análisis de cada uno de los procesos establecidos (planeación matrícula, área de crédito, pagaduría, tesorería y movilidades), una calificación muy baja (crítica) en dos procesos considerados los más sensibles y de urgente intervención: el caso de honorarios/OPS y el de movilidad. Por lo anterior se propone un plan de mejora que permite identificar los beneficios económicos y financieros del sistema de gestión de la calidad, que garantiza la optimización en los procesos.

  • English

    This paper describes the main aspects that were taken into account to assess the financial area processes of a Higher Education Institution and their articulation with the quality management system based on the Prevention, Appraisal and Failure (PAF) model. Initially, meetings were held with the Academy, as direct users of the processes, at which the different points of view were objectively listened to, in a brain storming session, concluding with a suggestion from their view as academicians and main users. The approach was based on a mixed methodology that involved the quantitative part, by estimating failure costs in processes, and qualitative, measuring the dissatisfaction degree of internal users due to the delay or noncompliance with the different processes managed in the area. The main results show, after analyzing each one of the processes established (registration planning, credit area, payment, treasury and mobility), a very low (critical) score in two processes considered the most sensitive ones and requiring urgent intervention, such as the fees/OPS and the mobility processes; the forgoing entails an improvement plan intended to identify the economic and financial benefits of the quality management system and that guarantees process optimization.

  • português

    Este artigo descreve os principais elementos levados em conta na avaliação dos processos da área financeira de uma Instituição de Ensino Superior e sua vinculação com o sistema de gestão da qualidade baseado no modelo de Prevenção, Avaliação e Falhas (PEF, por suas siglas em espanhol). Primeiramente, realizaram-se reuniões com a academia, como os usuários diretos dos processos, onde se escutaram objetivamente os pontos de vista, através de brainstorming, encerrando com uma sugestão da sua visão de acadêmicos e usuários principais. Empregou-se uma metodologia mista, envolvendo a parte quantitativa, custeando as falhas nos processos e a parte qualitativa, medindo o nível de insatisfação de usuários internos pelo retardo ou inadimplência nos diversos processos que trata dessa área. Os principais resultados revelam, depois de executar a análise de cada um dos processos estabelecidos (planejamento, inscrição, área de crédito, pagamentos, tesouraria e mobilidades), uma qualificação muito baixa (crítica) em dois processos considerados os mais sensíveis e urgentes de intervenção, nomeadamente, o caso do processo de estipêndios/OPS e de mobilidade. O anterior propõe um plano de melhoria que possibilite a identificação dos benefícios econômicos e financeiros do sistema de gestão de qualidade e que garanta o aprimoramento dos processos.