Repositorios digitales, los nuevos depósitos de los documentos

• Josefina Otheo de Tejada ^[1]
  1. [1] Agencia Estatal de Administración Tributaria
• Localización: Revista TRIA, ISSN 1134-1602, Nº. 22, 2018, págs. 111-115
• Idioma: español
• Títulos paralelos:
  • Digital repositories, the new deposits of documents
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• Resumen
  • español

    Para hablar de archivo digital es necesario delimitar los conceptos de documento y expediente electrónico. En la administración española un documento electrónico está formado por el documento binario más los metadatos de contexto que permiten fundamentalmente la identificación, acceso, seguridad e integridad. Los expedientes electrónicos son agregaciones de documentos electrónicos de un procedimiento administrativo.

    Los documentos pueden tener dos tipos de origen:

    • Documentos generados por la administración, deben ser originales electrónicos.

    • Documentos aportados por el ciudadano, si son en papel se deben digitalizar.

    Todos ellos se deben archivar, junto con sus metadatos en el archivo electrónico del órgano. Un documento electrónico no es válido mientras no esté en un archivo electrónico con las garantías de seguridad necesaria y los metadatos mínimos establecidos por las Normas

  • English

    When talking about digital files, it is necessary to delineate the concepts of electronic documents and dossiers. Regarding the Spanish Administration, an electronic file is made up by the binary document and the metadata from the context, which allow the identification,access, security and integrity. Electronic dossiers are aggregations of electronic documents which come from an administrative process.

    These documents can have two different origins:

    • Documents which are generated by the administration, which have to be originally electronic.

    • Documents contributed by the citizen, which in case of being handed by paper should get digitalized.

    All of them should be filed next to their metadata in the electronic files of the corresponding organ. An electronic document will not be valid while not being filed in an electronic file with security guarantees and next to the minimum metadata stablished by the law.