Cities and towns, as multiform populational, urban, political, religious, economic, and social centres, required writing and written documents for the exercise of their many functions and they thus became centres for the production and distribution of documents. A written document, granted by a king or a feudal lord, the charter of foral, sanctioned the territorial, jurisdictional, and regional identity of a town or city, and legitimised the power of its urban government. The executives of that government based the exercise of their powers on written documents and thus they nurtured those skilled in writing along with their materials, and the urban chancellery became both the expression and the instrument of the government of the city. Writing came to embody the legislation that regulated the life of the city and also its fiscal branch which recorded receipts and expenses, listed the contributors, and fixed the tributes and services that sustained the city. Thus, there was a documental revolution whereby an elementary underpinning provided by documentation was transformed into a complex underpinning, requiring the continuous production of written documents which listed and recorded items, serving the controlling and exacting policies of the urban elites. In an urban society in which the majority of the working population was illiterate, writing was combined with the spoken word; accordingly, conservation, preservation, and the registering of written documents was introduced. Only the Archive, as the locus credibilis, could ensure the perpetuity of urban political identity and, as a treasury sacralised by the privileges and customary freedoms it guarded, only the Archive could protect the collective ancestral memory of each city.
As cidades e vilas, na sua poliformia de centros populacionais, urbanísticos, políticos, religiosos, económicos e sociais, exigiram a escrita e os escritos para a prossecução das suas multifuncionalidades e assumiram-se como centros produtores e expedidores de escritos. Um acto escrito, concedido por reis ou senhores, sancionou a sua identidade territorial, jurisdicional e de vizinhança, e nessa fundacional carta de foral os governantes urbanos legitimaram o seu poder. Os mandantes assentaram o exercício do poder local nos actos escritos e criaram agentes e meios da escrita e a chancelaria urbana tornou-se a expressão e o instrumento do governo da cidade. A escrita passou então a dar corpo à legislação que regia a vida da cidade e à fiscalidade que anotava as receitas e despesas, arrolava os contribuintes e fixava os tributos e serviços que a sustentavam. Assistiu-se a uma revolução documental, em que do suporte elementar dos documentos se passou a um suporte complexo, e impôs-se uma escrita serial, que arrolava e contava, servido uma política controladora e eficiente das elites urbanas. E a escrita cruzou-se com a oralidade numa sociedade urbana em que a maioria da população laboral era analfabeta. A conservação, a preservação e o registo dos actos escritos impôs-se. E só o arquivo, como locus credibilis, garantia a perpetuidade da identidade política urbana e, como tesouro sacralizado pelos privilégios e liberdades costumeiras que guardava, protegia a ancestral memória colectiva de cada cidade.
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