Sistema de gestión de Archivos históricos XABAL Arkheia

• Autores: Roberto Soriano, Yennis Yamilé Tornés López, Jany Peña Palacio, Andis Eloy Yero Guevara, Pável Reyes Estévez, Jorge I. Gómez, Gerardo Díaz Rodríguez, Antonio González Borrego, Wisbel Sánchez de la Noval, Dariel Nuñez Acosta
• Localización: Serie Científica de la Universidad de las Ciencias Informáticas, ISSN-e 2306-2495, Vol. 10, Nº. 3, 2017, págs. 1-1
• Idioma: español
• Títulos paralelos:
  • Historical archives management system XABAL Arkheia
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• Resumen
  • español

    Los sistemas de información para la gestión de archivos se han convertido en herramientas básicas para soportar el registro, control, circulación y organización de los documentos digitales y/o físicos que se encuentran en una organización. Con el uso de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones se han desarrollado herramientas informáticas para facilitar un adecuado tratamiento archivístico contribuyendo a la difusión de los documentos almacenados en las instituciones archivísticas. El Centro de Informatización de la Gestión Documental, de la Universidad de las Ciencias Informáticas, desarrolló un sistema de gestión de archivos históricos, nombrado XABAL Arkheia. Este producto se basa en el manejo de archivos históricos aplicando la Norma Registros de Autoridad de Archivos Relativos a Instituciones, Personas y Familias (ISAAR (CPF)) y la Norma Internacional General de Descripción Archivística (ISAD (G)). El objetivo del presente trabajo es mostrar las características que se tuvieron en cuenta para informatizar los procesos de incorporación, consulta y conservación de documentos de archivo en archivos, así como su interrelación. Se evidencian los rasgos distintivos de las instituciones sobre los cuales se basó el desarrollo de la solución para el procesamiento de documentos de archivo. Así mismo, el artículo describe cómo se gestionan los servicios que se ofrecen en el Archivo y el proceso de recuperación de datos, utilizando el sistema. El sistema se encuentra desplegado en varias instituciones, en algunos casos con más de 4 años de explotación.

  • English

    Information systems for managing archives have become basic tools to support the registration, control, movementand organization of digital and / or physical documents found in an organization. With the use of Information Technology and Communications they have developed tools to facilitate proper recordkeeping contributing to thedissemination of the documents stored in archival institutions. Informatization Center Document Management of theUniversity of Information Science, developed a management system historical, named XABAL Arkheia. This productis based on historical management by applying the Standard Authority Records Relating Files Corporate Bodies,Persons and Families (ISAAR (CPF)) and General International Standard Archival Description (ISAD (G)). Theobjective of this work is to show the characteristics that were considered to computerize the processes of incorporation, consultation and conservation of archival documents in archives and their interrelationship. They areevidenced the distinctive features of the institutions on which development was based solution for documentprocessing file. Also, the article describes how the services offered in the File and data recovery process using thesystem are managed. The system is deployed in several institutions, in some cases with more than 4 years ofexploitation.