Resumen de Solución informática para la gestión de los procesos del archivo central de la Universidad de las Ciencias Informáticas

Yasiel Pérez Vera, Suyin Margarita Pérez Pérez

• español

  La Universidad de las Ciencias Informáticas constituye una de las universidades más abarcadora de su tipo en el país, tanto en expansión como en personal interno, provocando que se vuelva lento el proceso de gestionar y ordenar el gran volumen de documentos generados a partir de los procesos universitario. Los documentos asociados a los procesos académicos son guardados físicamente en el archivo central de la institución y su gestión es realizada de forma manual, utilizando herramientas ofimáticas. Para aumentar la calidad del proceso organizativo y hacer un mejor uso de la información, se desarrolló una solución informática que permite gestionar los procesos del archivo central de la Universidad de las Ciencias Informáticas. Se utilizó el entorno tecnológico definido por el grupo de arquitectura de la Dirección de Informatización para el desarrollo del sistema. Se obtuvo el componente Archivo en el Sistema de Gestión Académica de Pregrado que permite asentar, ubicar y consultar los datos correspondientes a los expedientes físicos; registrar las invalidaciones de títulos a estudiantes egresados y gestionar las solicitudes de expedición y legalización de documentos académicos en el archivo central. La solución agilizó los tiempos de ejecución de los procesos, centralizando y estandarizando la información derivada del funcionamiento del archivo central. Además se integró exitosamente con el Sistema de Gestión Académica de Pregrado, el cuál gestiona todos los procesos del área de pregrado en la universidad.

• English

  The University of Informatics Science is one of the more embracing universities of its kind in the country, both at expansion and internal personnel, causing slowness in the process of management and order the large volume of documents generated from the academics processes. The documents associated with the academic processes are physically stored in the central archive of the institution and its management is performed manually, using office automation tools. To increase the quality of the organizational process and improve the use of information, it developed a software solution for managing the processes of the central archive of the University of Informatics Science. The technological environment was defined by the architecture group of the Direction of Informatization for the development of the system. The Archive component was obtained in the Undergraduate Management Academic System which allows settle, locate and consult data related to physical expedients; besides it records the invalidations of the titles of graduate students and manages requests of issuance and legalization academic documents in the central archive. The solution improves the execution times of processes, centralizing and standardizing the information derived from the operation of the central archive. It was also successfully integrated with Undergraduate Management Academic System, which manages all processes in the area of undergraduate at the college.