Resumen de Componentes para la conformación de políticas de gestión documental para universidades

Asleni Díaz Jiménez, Dianelis Olivera Batista, Ileana Zamora Gómez

• español

  La conformación de una política en materia de gestión documental clara y objetiva, puede derivar en múltiples beneficios en la creación, captura, almacenamiento, uso y disposición de los documentos universitarios. La presente investigación tiene como objetivo determinar los componentes de una política de gestión documental para las universidades. Se utilizó como método principal el análisis documental y como técnica la revisión de documentos, aplicados sobre un grupo de políticas de gestión documental perteneciente a diferentes universidades. Se determinaron los componentes que debe contener una política, entre los que destacan: Glosario de términos, Preámbulo, Propósito, Declaración de Política, Alcance, Marco regulatorio y reglamentario, Sistemas de gestión documental, Responsabilidades, Relación con otras políticas, Vigencia y Referencias. Cabe destacar, que este resultado debe ser adaptado a las condiciones de cada institución de educación superior, al marco regulatorio, a la composición de su Sistema de Gestión Documental, así como al grado de preparación de sus especialistas. En la actualidad, las políticas de gestión documental se han convertido en un instrumento muy utilizado por las entidades para el logro de una acertada gestión documental.

• English

  The creation of a clear and objective document management policy can lead to multiple benefits in the creation, capture, storage, use and provision of university documents. This research aims to determine the components of a document management policy for universities. Document analysis was used as the main method and document review as a technique, applied to a group of document management policies belonging to different universities. The components that a policy must contain were determined, among which the following stand out: Glossary of terms, Preamble, Purpose, Policy Statement, Scope, Regulatory and regulatory framework, Document Management Systems, Responsibilities, Relationship with other policies, Validity and References. It should be noted that this result must be adapted to the conditions of each higher education institution, the regulatory framework, the composition of its Document Management System, as well as the degree of preparation of its specialists. Currently, document management policies have become an instrument widely used by entities to achieve successful document management.