Application of the Lean Principles of the Toyota Production System for the Improvement of the Emergency Service Attention Times of a High Complexity Hospital

• Carrillo, Atilio Moreno ^[1] ; Muñoz , Oscar Mauricio ; Diaz-Porta, Roxana Maria
  1. [1] Hospital Universitario San Ignacio

     Hospital Universitario San Ignacio

     Colombia

     
• Localización: Revista Gerencia y Políticas de Salud, ISSN-e 2500-6177, ISSN 1657-7027, Nº. 22, 2023
• Idioma: inglés
• Títulos paralelos:
  • Aplicação dos rincípios Lean do sistema de produção Toyota para a melhoria dos tempos de atenção de serviço de emergência de um hospital de alta complexidade
  • Aplicación de los principios Lean del sistema de producción Toyota para la mejora de los tiempos de atención del servicio de urgencias de un hospital de alta complejidad
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• Resumen
  • español

    Contexto: el Sistema de Producción Toyota es una forma de descubrir oportunidades de mejora, adaptación y cambio, a través de herramientas lean, en empresas que se encuentran en condiciones de cambio constante.

    Objetivo: el objetivo de este estudio fue aplicar los principios lean del Sistema de Producción Toyota para mejorar los tiempos de atención en el servicio de urgencias del Hospital Universitario San Ignacio de Bogotá (Colombia).

    Métodos: en este estudio se utilizó un diseño mixto: Primero se estableció un diagnóstico situacional de los procesos del servicio de urgencias del Hospital, posteriormente se determinaron estadísticamente los patrones de comportamiento institucional (tiempos de ciclo de atención y tiempos de espera) y por último se propusieron estrategias de mejora para ser implementadas en el corto y largo plazo.

    Resultados: se logró un conocimiento detallado del funcionamiento del servicio. Este estudio permitió reconocer 13 procesos generales en la ruta de atención que variaron según el tipo de triaje, y áreas con mayor flujo de pacientes: información, triaje, admisiones, consulta, toma de muestras y facturación. Se observaron tiempos de espera prolongados en consulta (109 min), toma de muestras (29 min), radiografías (77 min), reevaluaciones médicas (160 min) y facturación (18 min). Asimismo, se identificaron 23 actividades que no añadían valor al proceso. Se propusieron múltiples estrategias de mejora, con especial atención a tres áreas específicas: admisiones, toma de muestras y facturación.

    Conclusiones: la implantación de los principios lean en el sector sanitario proporcionan las pautas para un adecuado plan de mejora del servicio de urgencias, permitiendo oportunidades como inclusiones de actividades just-in-time (flujo continuo y kanban), trabajo estándar y nivelación en el proceso de atención.

     

  • English

    Context: Toyota Production System is a way to discover opportunities for improvement, adaptation and change, through lean tools, in companies that are in conditions of constant change.

    Aim: The objective of this study was to apply the lean principles of the Toyota Production System to improve attention times in the emergency department of the Hospital Universitario San Ignacio in Bogota (Colombia).

    Methods: A mixed design was used in this study: First, a situational diagnosis of the processes of the emergency service of the Hospital was established, later the institutional behavior patterns (attention cycle times and waiting times) were statistically determined and lastly, improvement strategies were proposed to be implemented in the short and long term.

    Results: Detailed knowledge of the service’s operation was achieved. This study enabled the recognition of 13 general processes in the care route that varied according to the triage type, and areas with a greater flow of patients: information, triage, admissions, consulting room, sampling, and billing. Extended wait times were found in consulting room (109 min), sampling (29 min), x-rays(77 min), medical reassessments (160 min) and billing (18 min). Likewise, 23 activities that did not add value to the process were identified. Multiple improvement strategies were proposed with a special focus on three specific areas: admissions, sampling, and billing.

    Conclusions: The implementation of the lean principles in the health sector provide the guidelines for an adequate improvement plan of the emergency service, allowing for opportunities such as inclusions of just-in-time activities (continuous flow and kanban), standard work and levelling in the attention process.

  • português

    Contexto: O Sistema de Produção Toyota é uma forma de descobrir oportunidades de melhoria, adaptação e mudança, através de ferramentas lean, em empresas que estão em constante mudança.

    Objetivo: O objetivo deste estudo era aplicar os princípios lean do Sistema de Produção Toyota para melhorar os tempos de atendimento no departamento de emergência do Hospital Universitário San Ignacio em Bogotá (Colômbia).

    Métodos: foi utilizado um desenho misto neste estudo: primeiro, foi estabelecido um diagnóstico situacional dos processos do departamento de emergência do Hospital, depois foram determinados estatisticamente os padrões de comportamento institucional (tempos de ciclo de atendimento e tempos de espera) e, finalmente, foram propostas estratégias de melhoria a serem implementadas a curto e longo prazo.

    Resultados: Foi alcançado um entendimento detalhado do funcionamento do serviço. Este estudo nos permitiu reconhecer 13 processos gerais no percurso de atendimento que variaram de acordo com o tipo de triagem, e áreas com maior fluxo de pacientes: informação, triagem, internações, consulta, amostragem e faturamento. Foram observados longos tempos de espera em consultas (109 min), amostragem (29 min), radiografias (77 min), reavaliações médicas (160 min) e faturamento (18 min). Além disso, foram identificadas 23 atividades que não agregaram valor ao processo. Foram propostas múltiplas estratégias de melhoria, com foco em três áreas específicas: admissões, amostragem e faturamento.

    Conclusões: A implementação dos princípios lean no setor de saúde fornece as diretrizes para um plano de melhoria apropriado para o departamento de emergência, permitindo oportunidades como a inclusão de atividades just-in-time (fluxo contínuo e kanban), trabalho padrão e nivelamento no processo de atendimento.