Resumen de Las actividades de archivo como gestión empresarial de la secretaria ejecutiva en la Universidad Técnica de Manabí

María Fernanda Loor Mora, María De Los Ángeles Ormaza Pincay

• español

  El articulo responde a una necesidad de la carrera de Secretaria Ejecutivo de detallar las actividades generales que se hacen en un archivo como gestión empresarial en la Universidad Técnica de Manabí; para ello se aplicó una investigación cualicuantitativa, con una metodología descriptiva y de síntesis, con los métodos bibliográficos, interpretativos, deductivos; con las técnicas de la recopilación documental, encuesta y la entrevista; y con los instrumentos de la guía de encuesta, guía de entrevista y ficha bibliográfica, se contó con una población compuesta por 170 secretarias que laboran en los predios de la UTM, en sus diferentes departamentos. Se tomó como muestra a 45 secretarias de los diferentes departamentos de la UTM, con relación directa en archivo, manejo, organización y manipulación. Los resultados indican que el sistema de archivo que usan en la Institución de Educación Superior son de manera: Alfabética, Cronológica y Numéricamente, de manera física y digital para lo cual cuentan con un programa informática, todo está en relacion al asunto, destinatario y del tipo de solicitud, siendo las comunes las de recepción y envío de oficios tanto interna como externa tanto en físico como digital, también las reuniones, actas, informes y demás actividades, para lo cual cuentan con un manual operativo que tenía una ruta de procesos con el cumplimiento de normas y políticas establecidas dentro de la institución precautelando la información y responsabilidad sobre sí misma.

• English

  The article responds to a need of the Executive Secretary's career to detail the general activities that are done in a file as business management at the Technical University of Manabí; for this, a qualitative quantitative investigation was applied, with a descriptive and synthesis methodology, with the bibliographic, interpretative, deductive methods; with the techniques of document collection, survey and interview; and with the instruments of the survey guide, interview guide and bibliographic record, there was a population composed of 170 secretaries who work in the UTM premises, in their different departments. 45 secretaries from the different departments of the UTM were taken as a sample, with direct relationship in archiving, management, organization and manipulation. The results indicate that the file system used in the Institution of Higher Education is in the following way: Alphabetically, Chronologically and Numerically, in a physical and digital way for which they have a computer program, everything is related to the subject, recipient and type of request, being the common ones of reception and sending of trades both internally and externally in both physical and digital, also meetings, minutes, reports and other activities, for which they have an operating manual that had a process route with compliance with norms and policies established within the institution, taking care of information and responsibility for itself.