Resumen de Proyecto de factibilidad para la implementación de sistemas de gestión documental en las instituciones de educación superior: Estudio de caso del sistema documental “Quipux” en la Escuela Superior Politécnica de Chimborazo, Riobamba - Ecuador

Jorge Luis Haro Avalos, Roberto Carlos Villacrés Arias

• español

  La presente investigación desarrolla el análisis de factibilidad para la implementación del sistema Quipux con el propósito de fortalecer los procesos internos en la Escuela Superior Politécnica de Chimborazo - ESPOCH. Se trata de una investigación cuali-cuantitativa y modalidad descriptiva. Se realizó una evaluación numérica a las encuestas planteadas, para analizar en el paquete estadístico Google Form. La población que intervino en el estudio de mercado son los diferentes departamentos del nivel asesor y nivel de apoyo de la Escuela Superior Politécnica de Chimborazo, que en total suman 1278 de donde la muestra es 246. En el estudio técnico la investigación propone un sistema de gestión documental tipo informático y con capacidad de respaldo físico el cual puede ser ajustado de acuerdo a las necesidades. En el ámbito económico se determinó una inversión de $ 1000 dólares de los estados unidos, Lo que contempla la parte ambiental el impacto es favorable ya que contribuye a la conservación del medio ambiente. La investigación es factible en sus dimensiones técnica, económica y ambiental para satisfacer la demanda de los funcionarios de la ESPOCH, será necesario atender a otros sectores vulnerables que podrían ser potenciales beneficiarios de la investigación que se llevó a cabo para un beneficio mancomunado para la Institución. Una vez que se ha procedido con el análisis de los resultados obtenidos, se determina que existen puntos críticos en los procesos internos que se generan en la Escuela Superior Politécnica de Chimborazo, entre los que se indican mucho tiempo en la emisión y recepción de documentación, el uso excesivo de papelería, como también la necesidad de los espacios apropiados para el archivo de la correspondencia que se genera diariamente. Se establece además que los procesos se retrasan en su ejecución en cada una de las áreas debido al tiempo que tardan los documentos en ser enviados y recibidos en cada una de las dependencias. Se determina la necesidad de implementar una Sistema de Gestión Documental para el fortalecimiento de los procesos internos de la ESPOCH.

• English

  In the present investigation the feasibility analysis is developed for the implementation of the Quipux system with the purpose of strengthening the internal processes in ESPOCH. This is a qualitative and quantitative research. A numerical evaluation was carried out on the surveys, to be analyzed in the statistical package Google Form. The population that intervened in the market study are the different departments of the level of support and level of support of the Polytechnic School of Chimborazo, which total 1278 of where the sample is 246. In the technical study the research proposes a system of Document management type computer and with capacity of physical support which can be adjusted according to the needs. In the economic sphere, an investment of US $ 1000 was determined, which contemplates the environmental part, the impact is favorable since it contributes to the conservation of the environment. The research is feasible in its technical, economic and environmental dimensions to meet the demand of ESPOCH officials, it will be necessary to attend to other vulnerable sectors that could be potential beneficiaries of the research that was carried out for a joint benefit for the Institution. Once we have proceeded with the analysis of the results obtained, it is determined that there are critical points in the internal processes that are generated in the Polytechnic Higher School of Chimborazo, among which are indicated a lot of time in the issuance and reception of documentation, the excessive use of stationery, as well as the need for appropriate spaces for the archiving of correspondence that is generated daily. It is also established that the processes are delayed in their execution in each of the areas due to the time it takes for the documents to be sent and received in each of the dependencies. The need to implement a Document Management System to strengthen the internal processes of the ESPOCH is determined.