Resumen de Archivos e informática: la normalización archivística y los cambios en el acceso a la información en el Archivo Histórico Nacional

María Jesús Álvarez-Coca González

• español

  Tras una introducción en la que se resaltan las recomendaciones de la Unión Europea sobre la necesaria coordinación archivística para el empleo de las redes de intercambio de la información y el uso inexcusable de normas internacionales de descripción, se presenta una breve historia sobre la génesis de las normas ISAD (G) "Norma internacional de descripción archivística", e ISAAR (CPF) "Norma internacional sobre los encabezamientos autorizados archivísticos relativos a entidades, personas y familias", elaboradas por el Consejo Internacional de Archivos, que se hallan actualmente en fase de discusión en la comunidad archivística internacional. Se valoran los principios archivísticos de estas normas y la repercusión de la descripción multinivel en la normalización de la información. A continuación se centra en el análisis del proceso de informatización del Archivo Histórico Nacional, insertándolo en el "Programa de informatización de Archivos Estatales" del Ministerio de Educación y Cultura. Se presenta la metodología de trabajo desarrollado en el Archivo, adecuada a las normas internacionales de descripción, para implantar la base de datos denominada "Subsistema de Información y Referencias", resaltando los cambios que va a percibir el investigador en el acceso a la información. El trabajo se articula sobre los dos sistemas de acceso a la base de datos: la denominada "Búsqueda Jerárquica" y la "Búsqueda por descriptores". En la primera, donde se plasma la organización de los fondos, se expone cómo ha de navegar el usuario por esta descripción multinivel y el tipo de información que obtendrá en cada área. Se aportan ejemplos de proyectos en marcha y se valoran las ventajas y los cambios que esta metodología archivística supondrá en el acceso a la información. Se concluye con el análisis de la "Búsqueda por descriptores" y la enumeración de las ventajas que el investigador obtendrá del manejo de unos códigos específicos de esta base de datos, resaltándose la dificultad de la normalización del lenguaje de indización del documento de archivo.

• English

  We will introduce, first, to European Union recommendations upon archival coordination in information net exchange use and the international description norms of inexcusable use. After, a short history about ISAD(G) and ISAAR(CPF) normatives ellaborated by Consejo Internacional de Archivos will be outlined. Both are in current discussion among archivists' international community. Their archival principles and the repercussion of multilevel description in information normalization are addressed as well. Afterwards, we analyze the computerization process of Archivo Histórico Nacional within the "Programa de Informatizacion de Archivos Estatales" of the Ministerio de Educacion y Cultura, focussing the methodology under international description normative, the enhancing of "Subsistema de Informacion y Referencias" database and the changes for researches when accessing to information. The work is joined at the two access systems to the database: "Búsqueda jerarquica" and "Búsqueda por descriptores". The first one, describes the founds organization, how to navegate the multilevel description and what kind of information is available in each area. New projects' examples are provided as well as an analysis of advantages and changes in information access with the new methodology. The second one, "Búsqueda por descriptores" is analyzed regarding the advantages when using specific codes in the database. Finally, we will discuss upon difficulties when indexing language normalization of archival documents.