El documento público electrónico, su estructura y su otorgamiento por videoconferencia

• Garrido Chamorro, Pedro ^[1]
  1. [1] Notario de Madrid
• Localización: Revista de Derecho Civil, ISSN 2341-2216, Vol. 11, Nº. 2, 2024, págs. 245-262
• Idioma: español
• Títulos paralelos:
  • The electronic public document, its structure, and its issuance via videoconference
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     El concepto del documento público electrónico admite una reformulación en el plano de su configuración material, para potenciar al máximo su utilidad como instrumento de la moderna economía digital.Los documentos públicos son ante todo un texto que formula un negocio jurídico, de modo que los matices y la precisión de ese texto definen el alcance y efectos jurídicos del negocio. Pero el documento, una vez formalizado, experimentará un reiterado manejo en sus múltiples gestiones ulteriores (fiscales, administrativas, registrales, privadas, etc.) Por ello, es necesario pensar el documento a la vez como un conjunto estructurado y ordenado de datos referentes a su objeto (finca, precio, valor, etc.), las personas que en él intervienen, el tipo de transacción formalizada (transmisión del dominio, constitución de un derecho real, operación sucesoria, modificación material del objeto), etc.En consecuencia, el documento público electrónico, con las sucesivas adhesiones que posteriormente se le hacen dentro del procedimiento de gestión (notarial o administrativa), debe tener, en cuanto sea posible, una forma o estructura de datos incorporados a la matriz hábil para transmitir una información de forma comprensible, interoperable y fácilmente importable, en lugar de una acumulación de textos con sus variadas redacciones. Ello hace mucho más ágil y eficiente tanto la formación sucesiva de los contenidos del documento como la consulta o manejo posterior de la información que contiene. Y el hecho de estar firmado electrónicamente por el notario da a esos datos valor documental público.La efectiva ejecución de la Ley 11/2023 en materia de protocolos notariales es por ello enormemente ineficiente, y en lugar de facilitar los procedimientos notariales internos y externos ha producido el efecto contrario. Ello exige una revisión de su formulación, y de las herramientas empleadas tanto para la generación de inputs como de outputs.Por otra parte, el uso de la videoconferencia para ciertos otorgamientos a distancia resulta en principio un acierto. Pero la organización actual de esta herramienta es claramente deficiente. Se precisa por un lado la definición de un protocolo de seguridad de las herramientas que se emplean para la videoconferencia, para evitar los riesgos de fraude o suplantación que posibilitan las actuales herramientas de IA. Asimismo, es necesario un rigor en el manejo, que no se está proponiendo, del contenido digital del DNI como instrumento exclusivo para la identificación. 

  • English

    The concept of the electronic public document, in its material construction, needs a restatement, to maximize its utility as a tool of the modern digital economy. Public documents are mainly a text expressing a legal deal, so the nuances and the precise terms of that text define the scope and legal effects of the deed. But the document, once solemnized, will undergo repeated handling in its various subsequent transactions (tax, administrative, registry, private, etc.) Therefore, we must also see the document as a structured and categorized set of data concerning its object (property, price, value, etc.), the people involved in it, the type of deed (transfer of ownership, adjudication of a right, succession, physical modification of the property), etc. So, the electronic public document, with the layers of information added to it following it’s handling (in the notarial or administrative fields), must have as far as possible the form or structure of data incorporated into the original file, suitable for transmitting information in a comprehensible, interoperable and easily downloadable way, instead of a succession of texts with their different presentations. This makes both the successive formation of the document’s initial and aggregated contents and the following consultation or management of the information it contains much more agile and efficient. And the fact that it is electronically signed by the notary gives those data the value and effects of a public document. The actual implementation of Law 11/2023 on the area of notarial protocols has therefore been highly inefficient, and instead of streamlining the internal and external notarial procedures, it has yielded quite the opposite effect. So, an assessment of its formulation, and of the tools used for the generation both of inputs and outputs is doubtlessly necessary. On the other hand, the use of video chats for certain remote deeds is in principle good news. But the current organization of this tool is, no doubt, concerningly faulty. First, a security protocol for the tools used for video meetings is needed, to avoid the risk of fraud or impersonation enabled by the current AI tools. Secondly, more reliability than what has been proposed is necessary for the handling of the digital content of the DNI, as an exclusive instrument for identification.